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贵港监狱扎实推进办公自动化管理系统文件归档工作
发布时间:2018-05-26 20:52  来源:广西监狱管理局网   作者:贵港监狱 韦红妮
  贵港监狱办公自动化管理系统自2016年底推广应用以来,严格按照自治区监狱管理局要求使用系统收发非涉密文件,极大地提高了工作效率,推进了无纸化办公。近期,贵港监狱通过多项措施扎实推进办公自动化管理系统文件归档工作,继续推进无纸化办公再上新台阶。
  
  一是综合考虑,精心部署。针对如何归档的问题,监狱办公室和信息管理科积极沟通协调,根据档案管理要求,结合办公自动化管理系统收发文流程,综合考虑,仔细斟酌,提出了归档的方法和步骤,确保文件归档符合档案管理要求。具体做法为:在OA收发文流程最后增加归档环节,指定由监狱档案员统一将完成流程的收发文直接归入相应的年度和期限文件夹,改变过去下一年度对上一年度文件统一归档的做法,做到实时归档。下一年度,各科室只需将已汇总的文件按档案管理要求命名后通过移动存储介质拷贝到监狱档案室即可,省去过去将纸质文件扫描入系统的繁杂工序,节约工作成本。
  
  二是全面启动,强化培训。明确归档方法后,监狱及时为各科室和监狱档案员分配相应权限,为下一步归档工作顺利开展打下基础。5月7日,监狱下发《关于做好办公自动化管理系统文件归档工作的通知》,明确归档工作各事项,明确职责分工,列出具体操作流程,要求各科室按照要求做好本科室的文件归档工作。对不掌握操作流程的档案员进行一对一培训,确保各科室档案员人人掌握工作方法和操作流程。
  
  三是查缺补漏,逐步完善。针对推进归档工作过程中遇到的新问题,监狱办公室积极与信息管理科沟通研究,提出可行的解决办法,对于信息科不能解决的问题,积极与系统工程师联系,确保问题解决。同时,下发《关于做好办公自动化管理系统文件归档工作的补充通知》,对归档工作遇到的新问题明确解决办法,提出工作要求,确保归档工作方法逐步得到完善。对于各科室在操作过程中遇到的困难和问题,监狱办公室和信息管理科分别提供业务咨询和技术支持,确保归档工作顺利有序推进。
  
  当前,贵港监狱办公自动化管理系统的文件归档工作还在进行中。下一步,监狱将继续精心研究,积极探索,切实解决当前电子档案归档遇到的困难和问题,推进监狱信息化建设再上新台阶。
  
  
 
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